Klicka på rubrikerna nedan för att läsa mer om upphandlingprocessen.

1. Bevaka affärsmöjligheter

2. Förfrågningsunderlaget

Förfrågningsunderlaget är det dokument som leverantören ska bygga sitt anbud på. Det är viktigt att förstå att det är de uppgifter som anges i förfrågningsunderlaget som skall stå till grund för anbuden och inte anbudsgivarnas uppfattning om verkligheten.

Förfrågningsunderlaget blir offentligt i och med att upphandlingen annonseras på det sätt som anges i LOU.

Förfrågningsunderlaget ska vara utformat på ett sådant sätt så att man inte bryter mot de gemenskapsrättsliga principerna.
- Likabehandlingsprincipen
- Principen om ickediskriminering
- Transparensprincipen
- Proportionalitetsprincipen
- Principen om ömsesidigt erkännande

Detta innebär bl a att det ska framgå vad upphandlande enheten avser att upphandla och att alla leverantörer ska få samma information vid samma tillfälle. Alla leverantörer ska behandlas lika och ingen leverantör ska favoriseras.

Om man inför reservationer i anbudet som inte motsvarar de krav som finns i förfrågningsunderlaget får anbudet i princip inte ens prövas.

Administrativa bestämmelser
Administrativa bestämmelser beskriver de formella krav som gäller för den aktuella upphandlingen. T ex:
• Upphandlingens innehåll
• Upphandlingsform
• Anbudstid
• Giltighetstid för anbudet
• Anbudets innehåll
• Kontaktperson
• Anbudsmärkning
• Adress

Kvalifikationskrav
Utgör de krav som en upphandlande enhet ställer på en leverantör av det som ska upphandlas. Det kan vara krav avseende leverantörens personliga förhållanden (de uteslutningsgrunder som anges i LOU), leverantörens tekniska förmåga och kapacitet samt leverantörens finansiella och ekonomiska ställning.
Kraven måste ha ett naturligt samband med och var rimliga i förhållande till det som skall upphandlas.

Den upphandlande enheten kan i förfrågningsunderlaget ange vilka intyg, certifikat m.m. som leverantören måste lämna för att visa att han uppfyller ställda krav för att komma i fråga som leverantör.

Om något av kraven inte är uppfyllda kan anbudet inte antas.

Kravspecifikation (krav på produkten)
Redovisar alla krav som måste vara uppfyllda (varor, tjänster, tillvägagångssätt, tidsplaner). Det är inte tillåtet att ställa högre krav än vad som är nödvändigt är ändamålsenlig för den aktuella upphandlingen.
Kraven får inte vara formulerade så att endast en viss vara eller leverantör kommer ifråga. Det blir också vanligare att upphandlande enheten ställer miljökrav vid upphandlingen. Det måste dock finnas ett samband mellan miljökraven och föremålet för upphandlingen. Det kan också vara möjligt att ställa krav på tillverkningsprocessen om denna har betydelse för den slutliga produktens egenskaper. Utgångspunkten är dock att miljökraven måste medföra ekonomisk nytta för den upphandlande enheten.

Om något av kraven inte är uppfyllda kan anbudet inte antas.

Utvärderingskriterier
De anbud som uppfyllt kvalifikationskraven samt kraven på produkten går vidare till anbudsutvärdering.
Upphandlande enhet kan välja mellan att antingen anta det anbud som har lägst pris eller anta det mest ekonomiskt fördelaktiga enligt angivna kriterier.
Om den upphandlande enheten väljer att anta det anbud som har lägst pris är det bara priset som värderas. Dvs. det anbud som har lägst pris vinner upphandlingen.

När det gäller det ekonomiskt mest fördelaktiga, innebär det att den upphandlande enheten kan värdera andra omständigheter än pris, t ex leveranstid, service, driftkostnader, miljöpåverkan etc.

Den upphandlande enheten ska i förfrågningsunderlaget ange vilka kriterier som kommer att värderas. Kriterierna ska vara minst rangordnade, helst ska de vara viktade.

Kommersiella villkor (avtalsvillkor)
Kommersiella villkor är de avtalsvillkor som den upphandlande enheten ämnar tillämpa för upphandlingskontraktet. Det kan vara bestämmelser om betalningsplaner och betalningsvillkor, leveranstid, service- och underhåll, tvistlösning med mera. Det är dessa villkor som anbudsgivaren måste prissätta.

Ett upphandlat avtal ska vara tidsbegränsat. Normal avtalstid för varor/tjänster är två år med eventuell möjlighet till förlängning ett år. Avtalstiden ska dock vara längst fyra år (inkl. ev. förlängning). Tiden får dock vara längre om det finns särskilda skäl, t ex. avtal som medför större investeringar.

3. Frågor, svar och kompletteringar

4. Anbudsöppning

5. Tilldelningsmeddelande

6. Att tänka på vid anbudsgivning