Nyttig läxa från privat sektor
Upphandlingsgala med
mingel och debatter
De besparingar som SEB:s upphandlingsavdelning åstadkommer uppgår till fem gånger vad avdelningen kostar.
Det berättade Sven-Anders Stegare, inköpsdirektör på banken SEB, på Upphandlingsgalan i Stockholm nyligen.
Han har arbetat med inköp och strategiska inköp i den privata sektorn under 20 år och menade att ”en gång inköpare, alltid inköpare”. Stegare har arbetat på IBM, Ericsson och anställdes av SEB för att införa strategiska inköp i koncernen.
– När jag började härskade decentraliserade inköp. Arbetet var operativt, behovsstyrt, reaktivt och hade låg status, berättade Sven-Anders Stegare.
Han menar att det är viktigt att kunna visa svart på vitt för ledningen hur mycket inköpen kostar och vilka besparingar eller undvikande av kostnader som en effektiv inköpsavdelning kan åstadkomma.
Kraftfull signal
Det är också viktigt vem inköpschefen rapporterar till. I SEB:s fall rapporterar inköpsdirektören till finanschefen och högsta koncernledningen. Det ger en kraftfull signal till medarbetarna att inköp är viktigt och ett område som ledningen tar på allvar.
– Det räcker inte att ha befogenheter, man måste övertyga också, sade Sven-Anders Stegare.
I början av sin SEB-anställning genomförde han ett pilotfall på en upphandling som påvisade att det gick att sänka kostnaderna genom konkurrensutsättning. Målet i början var att inköpsenheten skulle ge besparingar som motsvarade två gånger de egna kostnaderna. Nu är målet fem gånger de egna kostnaderna. Det har gjort att inköpsavdelningen fått utökade resurser och tredubblats på ett antal år.
Övertyga internt
En viktig del av avdelningens arbete är som sagt att övertyga internt om att man gör nytta och tillför helheten viktiga värden. Därför befann sig hela avdelningen på säljutbildning samma dag som Sven-Anders Stegare framträdde på Upphandlingsgalan.
Här finns en problematik som sannolikt är likartad i både privat och offentlig sektor. Men hur många upphandlande myndigheter och enheter har skickat hela sin inköps- eller upphandlingsavdelning på säljmöte?
Kaffe och mingel
Dagen började med kaffe och välkomstmingel i den övre foajén på Folkets Hus eller City Conference Center som det också kallas, vid Norra Bantorget i Stockholm. Första talare efter att chefredaktör Bo Nordlin, Upphandling24 och Magnus Josephson, upphandlingsjurist OPIC, hälsat alla välkomna, var Daniel Liljeberg, politisk sakkunnig på Finansdepartementet.
Han är en av upphandlingsminister Mats Odells närmaste män och berättade bland annat om den lagrådsremiss som nu förbereds på departementet, efter att den tidigare departementsskrivelsen remissbehandlats och synpunkter inkommit. Remissen ska så småningom utmynna i en proposition som läggs fram för riksdagen, behandlas och klubbas för beslut. AnbudsJournalen berättade om detta i nummer 49 i referatet från VHS Inköpsdag.
Rättsmedel införlivas
Det är EG-direktiv på upphandlingsområdet om rättsmedel som således håller på att införlivas i svensk lag. Processen är redan försenad och Sverige kommer inte att hinna införliva lagstiftningen inom utsatt tid.
– Men vi ligger bra till jämfört med när det förra direktivet på upphandlingsområdet infördes, noterade Daniel Liljeberg, vilket föranledde spridda skratt bland deltagarna.
I den utfrågning som Upphandling24:s chefredaktör stod för kom frågor om gräns för direktupphandling upp, huruvida den är för låg, för hög eller lagom. Även publiken kunde delta med frågor genom att skicka SMS till moderatorn. Regeringen har inte för avsikt att ändra sig på den här punkten, framkom det.
Alla ska inte jagas
Sanktioner berördes i en fråga. Daniel Liljeberg menar att vi måste ha en lagstiftning som kan sanktioneras om den inte följs. Men alla ska inte jagas, utan lagen blir normerande.
– De som inte ägnar sig åt offentlig upphandling fast de borde kommer att rätta in sig i ledet snabbt, tror Daniel Liljeberg och syftade på de statliga aktörer som inte anser sig vara upphandlande myndigheter/enheter, trots att tidigare NOU och numera Konkurrensverket påpekat att så är fallet.
Bo Nordlin frågade också vad regeringen har för visioner för framtiden och vad man vill åstadkomma när EG-direktivet är införlivat.
– Det som nu pågår räcker ganska väl, tyckte politikern och syftade på den pågående lagstiftningsprocessen samt uppdraget till Kammarkollegiet.
Så det blir inga valaffischer med upphandlingsfrågor?
– Nej, jag är ledsen. Jag tror tyvärr inte att offentlig upphandling är en fråga som man vinner val på eller som är särskilt åtskiljande mellan de politiska blocken, förklarade Daniel Liljeberg med viss humor och fick motta skratt som belöning.
Ny situation för verk
Konkurrensverkets generaldirektör Dan Sjöblom berättade att man förbereder sig som bäst för en ny situation där verket inte bara ska ”skriva arga brev” som någon tidigare uttryckte det, utan också kan driva rättsprocesser.
– Vi tydliggör att vi inte är i branschen för att ge rådgivning utan enbart allmän information.
På frågan från moderatorn om generaldirektören saknar något utöver de nya rättsmedel som nu föreslås, svarade Dan Sjöblom att administrativt vite hade varit värdefullt. I dag kan en kommun vägra lämna ut handlingar när tillsynsmyndigheten genomför en utredning av till exempel misstänkt olaglig direktupphandling. Men ett administrativt vite skulle verket kunna kräva ut sådana handlingar med hot om vite.
Upphandlingsåret 2009
Efter en paus var det dags för en annorlunda årskrönika över upphandlingsåret 2009. En panel besående av fyra tunga aktörer på området steg upp på scenen och fick var sin skylt med en röd och en grön sida, för att kunna svara ja eller nej på ett antal frågor.
Lisbeth Johnson, ordförande i SOI (Sveriges Offentliga Inköpare), Andrea Sundstrand, advokat och doktorand vid Stockholms universitet, Ulf Lindberg, näringspolitisk chef Almega och Peter Lindblom, Konkurrensverket fick en rad frågor att besvara.
På frågan ”är det bra att Konkurrensverket jagar upphandlare” höjde ingen sitt svarskort, så frågan fick formuleras om och nyanseras: ”Är det rimligt att otillåten direktupphandling kan sanktioneras?” Här visade samtliga den gröna sidan av kortet.
Vansinniga exempel
SOI-ordföranden menade att det finns vissa exempel på otillåtna direktupphandlingar som är rent vansinniga. Sådana måste kunna beivras. Andrea Sundstrand hade en reservation när det gäller vite.
– Man kan undra om det är rimligt att staten stämmer staten för att få in pengar till staten, sade Andrea Sundstrand.
Ska vi vara rädda för Konkurrensverket? löd en fråga till Peter Lindblom. Han svarade att rädsla inte är syftet med rättsmedlen, men att någon måste ”rensa i rabatten” och att verket kommer att fokusera på de allvarligaste och principiellt mest viktiga överträdarna.
Höjer status
Almegas Ulf Lindberg tycker inte det är rätt att ”jaga upphandlarna”, eftersom de oftast är budbärare och ”effektuerar vad någon annan hittat på”. Han tror också att sanktioner bidrar till att höja statusen för upphandlarna, eftersom det nu blir skarpt läge.
På frågan om det blir bättre hantering av överprövningsmålen med färre länsrätter var panelen enig om att så är fallet. Och på frågan om domstolarna är tillräckligt kunniga i offentlig upphandling blev det rött kort från samtliga.
Nästa pass var tänkt att bli en debatt, men de båda kombattanterna var rätt så eniga på flera punkter. Daniel Liljeberg (kd) fick åter äntra scenen, men nu i sällskap av en politisk antagonist, Gun Eriksson (s) vice ordförande i kommunstyrelsen i Sigtuna kommun.
Viktig del av ekonomin
Socialdemokraten hyllade den offentliga upphandlingen som en viktig del av ekonomin. Upphandling kan också medföra goda innovationer, från oblekta kaffefilter till elbilar.
– Det är positivt att staten ger i uppdrag åt en ny myndighet att jobba med offentlig upphandling, tycker Gun Eriksson.
I hennes kommun har man tillsatt en referensgrupp bestående av företagare, tjänstemän och andra som ska granska bland annat förfrågningsunderlagen och se vad som kan förbättras.
Hon tycker att utvecklingen går framåt på många områden inom offentlig upphandling, men efterlyser mer krav på att leverantörerna tillämpar kollektivavtal för sina anställda. Det sistnämnda höll inte kristdemokraten med om.
Utmaningsrätt
Debatt blev det först när frågan om utmaningsrätt och osund konkurrens kom upp, tack vare SMS-frågor från publiken.
Daniel Liljeberg tycker att utmaningsrätten är bra. I kommuner som infört denna kan företagare hävda att de kan och vill utföra en verksamhet som i dag drivs kommunalt. Då görs en offentlig upphandling.
Gun Eriksson är inte lika förtjust i verktyget. När det gäller osund konkurrens betonade hon att kommunen har ansvar för till exempel förståndshandikappade. I en del sådana fall kan det vara läge att ha en verksamhet som liknar företagande.
Privat fungerade inte
”När kommer omvänd utmaningsrätt?” Det var en fråga från publiken som Gun hakade på. I Sigtuna har kommunen tagit tillbaka verksamhet som inte fungerade i privat regi. Men Daniel Liljeberg menade att det inte behövs någon särskild lag för detta. Det är bara att säga upp avtalet om en leverantör inte sköter sig.
Under eftermiddagen lästes nomineringar till Årets upphandlingschef, Årets opinionsbildare, Årets upphandling och Årets förnyare upp. Vilka som fick utmärkelserna framgår av separat artikel.
Eftermiddagens sista pass gav rum för praktiker. Maria Bernefalk Wallin, anbudschef på Carema, och Pär Westring, processledare för valfrihetssystem i Sollentuna kommun, förde en dialog och svarade på frågor kring LOV och valfrihetssystem.
– Vi hade höga förväntningar på LOV men har inte etablerat oss i några nya kommuner, erkände Maria Bernefalk Wallin utan omsvep direkt i början av sitt inledningsanförande.
För låg ersättning
Hon förklarade att detta dels beror på ersättningssystemen, som är så låga i en del kommuner att de inte ens ger kostnadstäckning. Ersättningsnivåerna varierar också markant mellan kommunerna, vilket inte gör saken bättre.
– Det saknas i de flesta fall en prisjusteringsklausul för de kostnadsökningar i form av löner och annat som leverantörerna råkar ut för, tillade hon.
Ett annat problem för att träda in på en ny LOV-marknad som leverantör är att det inte ges någon garanterad volym från start.
Fler utförare kom in
Pär Westring gav en positiv bild av LOV-reformen och menar att den är på stark frammarsch. Sollentuna kommun har gått från LOU till att tillämpa LOV i hemtjänsten och ökat antalet utförare från fem till 25, en ökning med 500 procent.
– Vi har även fått in nya företag som är nischade på ett språk eller en trosinriktning, på så sätt är det en framgång, resonerade Pär Westring.
Han menade också att brukarna gör aktiva val i hans kommun.
Maria Bernefalk Wallin förklarade att man inte är kritisk till LOV i sig, utan tillämpningen, som man ställer sig frågande inför.
LOV en ramlag
Sollentuna kommun replikerade att man betraktar LOV mer som en ramlag där praxis och tillämpning sakta måste mejslas fram i varje förfrågningsunderlag.
– Vi försöker nu hitta en nivå på tillämpningen som är rimlig och hoppas att problemen är övergående, förklarade Pär Westring.
Han menade också att de kommuner som står inför att införa valfrihet från början står inför stora utmaningar. De kommuner som redan haft andra utförare genom LOU-upphandling har lättare att införa valfriheten.
– Det går inte bara att rulla ut ett valfrihetssystem, men det är inte lagens fel, menade Pär Westring.
Caremas representant stod fast vid att man inte tänker gå in i kommuner som har för låga ersättningsnivåer. Här menade Pär Westring att även leverantörerna måste vara aktiva och ställa krav samt framföra sina åsikter till kommunerna när de anser att systemet inte fungerar i praxis.
Hur säkra kvalitet?
En SMS-frågare undrade hur man kan säkra kvaliteten med så många utförare som Sollentuna kommun nu har.
Pär Westring menar att det dels görs redan i förfrågningsunderlaget och del i granskningen av ansökningarna. Man har också möten i starten med leverantörerna där de informeras om kommunens krav och policy. Dessutom granskas kvaliteten i det löpande arbetet där man kan utföra kontroller.
– Antalet brukare är ju oförändrat, även om antalet utförare ökar, slog han också fast.
Efter detta sista pass var det dags för summering av eftermiddagen och därefter mingel utanför i foajén, innan bussar tog deltagarna till Solliden och kvällens festligheter med middag, prisutdelningar och dans till levande orkester.
Bo Höglander
AnbudsJournalen nr 50